Τρόπος λειτουργίας Συλλογικού Καταλόγου Εκτύπωση E-mail

Ο Συλλογικός Κατάλογος των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ανήκει στην κατηγορία των Υποτελών Φυσικών Συλλογικών Καταλόγων (Slave Physical Union Catalog). Οι βιβλιοθήκες-μέλη του Σ.Κ.Ε.Α.Β. δημιουργούν αυτόνομα το βιβλιογραφικό τους κατάλογο, χρησιμοποιώντας το λογισμικό και το μορφότυπο της επιλογής τους. Ανά τακτά διαστήματα, στέλνουν τις εγγραφές στο Σ.Κ.Ε.Α.Β., οι οποίες, αφού γίνουν αντικείμενο επεξεργασίας και τροποποιηθούν με τα κατάλληλα εργαλεία, εντάσσονται στο Συλλογικό Κατάλογο, του οποίου κύριο χαρακτηριστικό είναι η ενοποίηση των κοινών εγγραφών.

Οι βασικές εργασίες για τη δημιουργία του Σ.Κ.Ε.Α.Β. είναι οι εξής:

1) Export των βιβλιογραφικών εγγραφών από τις βιβλιοθήκες–μέλη (συνήθως κάθε 6 μήνες).

2) Μετατροπή εγγραφών από MARC21 σε UNIMARC (όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο).

3) Μετατροπή του character – set (σύνολο χαρακτήρων) των εγγραφών, βάσει αυτού που χρησιμοποιεί ο Σ.Κ.Ε.Α.Β.

4) Μετατροπή στο κατάλληλο format ISO-2709.

5) Αφαίρεση των τοπικών πεδίων του UNIMARC, που θεωρούνται µη αναγκαία για το Σ.Κ.Ε.Α.Β. (π.χ. 9ΧΧ, 001, 003,005, 8ΧΧ, πλην του 801).

6) Απόρριψη εγγραφών που παρουσιάζουν λάθη ή ελλείψεις στη δομή του UNIMARC (εγγραφές χωρίς αντίτυπα, χωρίς τα πεδία 001 και 005, χωρίς ή με λάθη στο πεδίο 100).

7) Δημιουργία, μέσω ειδικού αλγόριθμου, μοναδικού κλειδιού ανά εγγραφή, με βάση ορισμένα βασικά βιβλιογραφικά πεδία, όπως είναι ο τίτλος, ο υπότιτλος, το ISBN, η κύρια πνευματική υπευθυνότητα, η έκδοση, η σειρά, το έτος έκδοσης.

8) Απόρριψη εγγραφών που είναι διπλές ή πιθανόν διπλές στην ίδια βιβλιογραφική βάση (έχουν ίδιο το μοναδικό κλειδί).

9) Εισαγωγή των εγγραφών στο Συλλογικό Κατάλογο. Όταν η εγγραφή δεν υπάρχει, δημιουργείται μία νέα στο Σ.Κ.Ε.Α.Β. Όταν η εγγραφή υπάρχει, προστίθενται τα τοπικά στοιχεία της εγγραφής (πληροφορίες αντιτύπων), καθώς και βασικές βιβλιογραφικές πληροφορίες, όπως τα θέματα και ο ταξινομικός αριθμός.

10) Αποστολή εγγραφών που απερρίφθησαν στις βιβλιοθήκες, για έλεγχο και διορθώσεις.

11) Δημιουργία στατιστικών στοιχείων, για το σύνολο των βιβλιοθηκών και ανά βιβλιοθήκη.